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Anleitungen

Erste Schritte

Willkommen bei HelpStack! HelpStack ist ein gemeinsamer, zentraler Posteingang für Ihr gesamtes Support-Team. Es bündelt Kundennachrichten aus E-Mail, Facebook Messenger, Instagram DMs, WhatsApp und Ihrem Website-Chat-Widget an einem Ort, sodass Sie nie mehr zwischen Apps wechseln müssen, um Kunden zu antworten. Außerdem kann HelpStack Nachrichten automatisch übersetzen und KI-gestützte Antworten entwerfen, damit Sie Kunden in jeder Sprache schneller helfen können.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Erstellung Ihres Kontos, den kurzen Onboarding-Ablauf und die allerersten Schritte, sobald Sie eingeloggt sind. Am Ende haben Sie einen Kanal verbunden und wissen, wo sich alles befindet.

Abschnitte#

Was HelpStack leistet#

HelpStack gibt Ihrem Team einen einheitlichen Posteingang. Jedes Kundengespräch, unabhängig davon, von welcher Plattform es stammt, erscheint in derselben Liste unter /conversations. Von dort können Sie (und Ihre Teammitglieder) den vollständigen Verlauf lesen, antworten, Gespräche nach Status organisieren und sie aneinander weitergeben.

Zwei Funktionen machen HelpStack besonders:

  • Automatische Übersetzung. Eingehende Nachrichten werden in Ihre Sprache übersetzt, damit Sie sie lesen können, und Ihre Antworten werden in die Sprache des Kunden rückübersetzt, bevor sie gesendet werden. Sie können mit jemandem auf Japanisch chatten, während Sie auf Deutsch tippen.
  • KI-Antworten. Mit einem Klick kann HelpStack mithilfe Ihrer Wissensdatenbank und der Anweisungen Ihres Kanals einen Antwortvorschlag für Sie erstellen. Sie behalten die Kontrolle und genehmigen, bevor etwas gesendet wird (es sei denn, Sie entscheiden sich für automatisches Senden).

Konto erstellen#

Um eine neue Organisation zu erstellen, rufen Sie die Registrierungsseite (unter helpstack.eu) auf und füllen Sie folgende Felder aus:

  • E-Mail — Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse; diese wird Ihr Login.
  • Passwort — wählen Sie ein sicheres Passwort.
  • Name — Ihr vollständiger Name, der Ihren Teammitgliedern angezeigt wird.
  • Organisationsname — der Name Ihres Unternehmens oder Teams. Damit wird Ihr Arbeitsbereich erstellt, und alles, was Sie tun, findet darin statt.

Wenn Sie das Formular absenden, erstellt HelpStack Ihre Organisation, macht Sie zu deren Inhaber und meldet Sie automatisch an. Sie müssen nichts per E-Mail bestätigen, um loszulegen.

Sie haben bereits ein Konto? Verwenden Sie stattdessen die Anmeldeseite. Wenn Sie von einem Teammitglied eingeladen wurden, melden Sie sich bei dessen bestehender Organisation an, anstatt eine neue zu erstellen.

Das 3-Schritte-Onboarding#

Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, führt HelpStack Sie durch eine kurze, dreistufige Einführung:

  1. Willkommen — eine kurze Begrüßung und ein Überblick über die Möglichkeiten.
  2. Bevorzugte Sprache wählen — wählen Sie die Sprache, in der Sie lesen und schreiben möchten. Dies steuert die automatische Übersetzung (siehe unten).
  3. So funktioniert es — eine kurze Erklärung des Posteingangs, der Kanäle und der KI-Antworten, damit nichts unbekannt wirkt.

Nach dem dritten Schritt leitet HelpStack Sie zu Einstellungen → Organisation weiter, um Ihren Arbeitsbereich fertig einzurichten, und führt Sie dann zur Einrichtung Ihres ersten Kanals.

Sie können diese Einführung jederzeit erneut aufrufen. Öffnen Sie Ihre Profil-Seite und wählen Sie die Option, das Onboarding neu zu starten.

Warum Ihre bevorzugte Sprache wichtig ist#

Ihre bevorzugte Sprache ist die Sprache, die HelpStack für Sie verwendet. Wenn ein Kunde in einer anderen Sprache schreibt und die automatische Übersetzung aktiviert ist, wird seine Nachricht in Ihre bevorzugte Sprache übersetzt, damit Sie sie bequem lesen können. Wenn Sie antworten, werden Ihre Worte vor dem Senden in die Sprache des Kunden übersetzt.

Wählen Sie die Sprache, in der Sie am fließendsten sind. Das Übersetzungsverhalten kann später pro Kanal feinjustiert werden — weitere Informationen finden Sie im Kanal-Leitfaden.

Ihre ersten 10 Minuten#

Hier ist eine einfache Checkliste, um von null zu echten Gesprächen zu gelangen:

  1. Einen Kanal verbinden. Gehen Sie zu Einstellungen → Kanäle und fügen Sie Ihren ersten Kanal hinzu (E-Mail, Facebook, Instagram, WhatsApp oder ein Website-Chat-Widget). Jeder Typ hat seine eigene schnelle Einrichtung. Schritt-für-Schritt-Anweisungen finden Sie im Kanal-Leitfaden.
  2. Ihre Gespräche ansehen. Öffnen Sie /conversations. Sobald Nachrichten auf Ihrem verbundenen Kanal eingehen, erscheinen sie hier in Echtzeit. Neue, ungelesene Vorschauen werden fett dargestellt.
  3. Jemandem antworten. Klicken Sie auf ein Gespräch, um es zu öffnen, tippen Sie Ihre Antwort und drücken Sie Enter zum Senden. Im Gesprächs-Leitfaden finden Sie alles, was der Posteingang kann.
  4. (Optional) KI aktivieren. Sobald Sie einen KI-Anbieter und eine Wissensdatenbank konfiguriert haben, kann HelpStack Antworten für Sie entwerfen. Der Einstieg wird im KI-Antworten-Leitfaden beschrieben.

Das ist der gesamte Ablauf: verbinden, lesen, antworten und optional die KI helfen lassen.

Wo sich die Einstellungen befinden#

Alles, was Sie konfigurieren, befindet sich unter Einstellungen:

  • Einstellungen → Organisation — die Grundlagen Ihres Arbeitsbereichs.
  • Einstellungen → Kanäle — Kommunikationskanäle verbinden und verwalten. Um die KI-Konfiguration eines bestimmten Kanals zu öffnen, gehen Sie zu Einstellungen → Kanäle → (Ihr Kanal) → KI & Wissen.
  • Einstellungen → KI-Anbieter — OpenAI oder Anthropic verbinden, damit die KI Antworten verfassen kann.

Für die Verwaltung von Kanälen und Anbietern ist die entsprechende Rolle erforderlich. Inhaber und Administratoren können diese Einstellungen ändern; Agenten und Betrachter können sie einsehen, aber nicht bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Team- und Rollen-Leitfaden.

Wie Sie weitermachen#

Verwandte Themen#

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