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Anleitungen

Erste Schritte

Willkommen bei HelpStack! HelpStack ist ein gemeinsamer, zentraler Posteingang für Ihr gesamtes Support-Team. Es bündelt Kundennachrichten aus E-Mail, Facebook Messenger, Instagram DMs, WhatsApp und Ihrem Website-Chat-Widget an einem Ort, sodass Sie nie mehr zwischen Apps wechseln müssen, um Kunden zu antworten. Außerdem kann HelpStack Nachrichten automatisch übersetzen und KI-gestützte Antworten entwerfen, damit Sie Kunden in jeder Sprache schneller helfen können.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Erstellung Ihres Kontos, den kurzen Onboarding-Ablauf und die allerersten Schritte, sobald Sie eingeloggt sind. Am Ende haben Sie einen Kanal verbunden und wissen, wo sich alles befindet.

Abschnitte#

Was HelpStack leistet#

HelpStack gibt Ihrem Team einen einheitlichen Posteingang. Jedes Kundengespräch, unabhängig davon, von welcher Plattform es stammt, erscheint in derselben Liste unter /conversations. Von dort können Sie (und Ihre Teammitglieder) den vollständigen Verlauf lesen, antworten, Gespräche nach Status organisieren und sie aneinander weitergeben.

Zwei Funktionen machen HelpStack besonders:

  • Automatische Übersetzung. Eingehende Nachrichten werden in Ihre Sprache übersetzt, damit Sie sie lesen können, und Ihre Antworten werden in die Sprache des Kunden rückübersetzt, bevor sie gesendet werden. Sie können mit jemandem auf Japanisch chatten, während Sie auf Deutsch tippen.
  • KI-Antworten. Mit einem Klick kann HelpStack mithilfe Ihrer Wissensdatenbank und der Anweisungen Ihres Kanals einen Antwortvorschlag für Sie erstellen. Sie behalten die Kontrolle und genehmigen, bevor etwas gesendet wird (es sei denn, Sie entscheiden sich für automatisches Senden).

Konto erstellen#

Um eine neue Organisation zu erstellen, rufen Sie die Registrierungsseite (unter helpstack.eu) auf und füllen Sie folgende Felder aus:

  • E-Mail — Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse; diese wird Ihr Login.
  • Passwort — wählen Sie ein sicheres Passwort.
  • Name — Ihr vollständiger Name, der Ihren Teammitgliedern angezeigt wird.
  • Organisationsname — der Name Ihres Unternehmens oder Teams. Damit wird Ihr Arbeitsbereich erstellt, und alles, was Sie tun, findet darin statt.

Wenn Sie das Formular absenden, erstellt HelpStack Ihre Organisation, macht Sie zu deren Inhaber und meldet Sie automatisch an. Sie müssen nichts per E-Mail bestätigen, um loszulegen.

Sie haben bereits ein Konto? Verwenden Sie stattdessen die Anmeldeseite. Wenn Sie von einem Teammitglied eingeladen wurden, melden Sie sich bei dessen bestehender Organisation an, anstatt eine neue zu erstellen.

Das Onboarding in 2 Schritten#

Bei Ihrer ersten Anmeldung richtet HelpStack Sie in zwei Bildschirmen ein. Sie können jederzeit Zurück gehen, und nichts von Ihren Antworten geht verloren.

Zuerst: Instagram und Facebook. Der allererste Bildschirm bietet an, beide mit einem Klick zu verbinden. Facebook fragt, welche Seiten und Konten HelpStack nutzen darf, dann wählen Sie Ihre Seite, und HelpStack verbindet sie zusammen mit dem damit verknüpften Instagram-Konto. Ihre Nachrichten der letzten 30 Tage erscheinen im Posteingang, und für neue liegt schon ein Antwortentwurf bereit. Ihr Instagram ist nicht mit einer Facebook-Seite verknüpft? Über Mein Instagram ist nicht mit einer Facebook-Seite verknüpft verbinden Sie es einzeln. Gerade nicht? Wählen Sie Vorerst überspringen: Am nächsten Morgen schicken wir Ihnen eine E-Mail mit demselben Ein-Klick-Link, und nur diese eine.

  1. Ihr Geschäft kennenlernen. Geben Sie die Adresse Ihrer Website ein. Haben Sie sich mit einer Firmen-E-Mail registriert, ist sie schon ausgefüllt. HelpStack beginnt sofort, Ihre Website zu lesen, und Sie sehen dabei zu: Die gelesenen Seiten erscheinen nacheinander, es zeigt, was es gefunden hat (Versandinfos, Rückgaberegeln, Produkte), und Ihr Chat-Widget erscheint in Ihren Farben. Nach wenigen Sekunden beantwortet Ihre KI Fragen, die Ihre Kunden stellen würden, aus Ihren eigenen Seiten, mit den Quellen darunter. Sie können ihr auch selbst Fragen stellen. Das ist ein Probelauf, es wird also nichts an jemanden gesendet.
    • Keine Website? Wählen Sie Beschreiben Sie stattdessen Ihr Geschäft und schreiben Sie zwei oder drei Sätze dazu, was Sie verkaufen, wohin Sie liefern und wie man Sie erreicht. Ihre KI antwortet daraus.
    • Können wir Ihre Website nicht lesen, sagen wir Ihnen warum (zum Beispiel, weil sie passwortgeschützt ist oder eine Firewall unseren Leser HelpStackBot blockiert), und Sie können es erneut versuchen oder stattdessen Ihr Geschäft beschreiben.
    • Wo Sie verkaufen. Meist erkennen wir Ihre Plattform und bitten Sie, sie mit einem Klick zu bestätigen („Sieht nach Shopify aus. Stimmt das?“). Das ist Pflicht, weil es bestimmt, wie Ihnen etwas berechnet wird: Ein Shopify-Shop wird über Shopify abgerechnet, nie doppelt.
    • Ihre Sprache, in der Sie lesen und schreiben möchten (warum das wichtig ist, steht unten).
  2. Live gehen. Ein Schritt, für Sie ausgewählt:
    • Auf Shopify? Verbinden Sie Ihren Shop mit einem Klick. Damit erscheint der Chat in Ihrem Shop, Ihre KI beantwortet Bestellfragen aus Ihren Shopify-Bestellungen, und Ihr Tarif wechselt zur Abrechnung über Shopify. Theme-Editor öffnen öffnet danach Shopify mit bereits aktiviertem HelpStack, und Sie klicken auf Speichern.
    • Auf WooCommerce oder einer anderen Website öffnet sich die Installationsanleitung für Ihre Plattform, mit dem einzufügenden Snippet. Kümmert sich jemand anderes um Ihre Website, schickt Schritte an Ihren Entwickler senden ihm alles Nötige. Entscheidet die Plattform das nicht, fragen wir zuerst, ob Ihnen die meisten Kunden auf Ihrer Website oder per E-Mail schreiben.
    • Keine Website oder vor allem E-Mail? Verbinden Sie Ihre Support-E-Mail, und Sie sehen eine echte aktuelle Kunden-E-Mail mit der Antwort Ihrer KI.

Klicken Sie auf „Das mache ich später“, um zu überspringen. Sie landen in Ihrem Posteingang, wo eine Aktivierungs-Checkliste festhält, was noch offen ist (Widget einbauen, weitere Kanäle verbinden, KI-Antworten einschalten), bis alles erledigt ist.

Sie können diese Einführung jederzeit erneut aufrufen. Öffnen Sie Ihre Profil-Seite und wählen Sie die Option, das Onboarding neu zu starten.

Warum Ihre bevorzugte Sprache wichtig ist#

Ihre bevorzugte Sprache ist die Sprache, die HelpStack für Sie verwendet — diejenige, die Sie im kleinen Sprachfeld beim ersten Onboarding-Schritt gewählt haben. Wenn ein Kunde in einer anderen Sprache schreibt und die automatische Übersetzung aktiviert ist, wird seine Nachricht in Ihre bevorzugte Sprache übersetzt, damit Sie sie bequem lesen können. Wenn Sie antworten, werden Ihre Worte vor dem Senden in die Sprache des Kunden übersetzt.

Wählen Sie die Sprache, in der Sie am fließendsten sind. Das Übersetzungsverhalten kann später pro Kanal feinjustiert werden — weitere Informationen finden Sie im Kanal-Leitfaden.

Ihre ersten 10 Minuten#

Hier ist eine einfache Checkliste, um von null zu echten Gesprächen zu gelangen:

  1. Einen Kanal verbinden. Gehen Sie zu Einstellungen → Kanäle und fügen Sie Ihren ersten Kanal hinzu (E-Mail, Facebook, Instagram, WhatsApp oder ein Website-Chat-Widget). Jeder Typ hat seine eigene schnelle Einrichtung. Schritt-für-Schritt-Anweisungen finden Sie im Kanal-Leitfaden.
  2. Ihre Gespräche ansehen. Öffnen Sie /conversations. Sobald Nachrichten auf Ihrem verbundenen Kanal eingehen, erscheinen sie hier in Echtzeit. Neue, ungelesene Vorschauen werden fett dargestellt.
  3. Jemandem antworten. Klicken Sie auf ein Gespräch, um es zu öffnen, tippen Sie Ihre Antwort und drücken Sie Enter zum Senden. Im Gesprächs-Leitfaden finden Sie alles, was der Posteingang kann.
  4. (Optional) KI aktivieren. Sobald Sie einen KI-Anbieter und eine Wissensdatenbank konfiguriert haben, kann HelpStack Antworten für Sie entwerfen. Der Einstieg wird im KI-Antworten-Leitfaden beschrieben.

Das ist der gesamte Ablauf: verbinden, lesen, antworten und optional die KI helfen lassen.

Wo sich die Einstellungen befinden#

Alles, was Sie konfigurieren, befindet sich unter Einstellungen:

  • Einstellungen → Organisation — die Grundlagen Ihres Arbeitsbereichs.
  • Einstellungen → Kanäle — Kommunikationskanäle verbinden und verwalten. Um die KI-Konfiguration eines bestimmten Kanals zu öffnen, gehen Sie zu Einstellungen → Kanäle → (Ihr Kanal) → KI & Wissen.
  • Einstellungen → KI-Anbieter — OpenAI oder Anthropic verbinden, damit die KI Antworten verfassen kann.

Für die Verwaltung von Kanälen und Anbietern ist die entsprechende Rolle erforderlich. Inhaber und Administratoren können diese Einstellungen ändern; Agenten und Betrachter können sie einsehen, aber nicht bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Team- und Rollen-Leitfaden.

Wie Sie weitermachen#

Verwandte Themen#

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